Avec l’essor de la digitalisation dans les entreprises, la question du stockage des données est de plus en plus mise en avant. Les clouds sont l’une des solutions les plus efficaces pour sauvegarder, sécuriser et partager ses fichiers.
Sauvegarder ses données : la règle 3-2-1
Quand on parle de stockage de fichiers, ou plus globalement de sauvegardes, on évoque généralement la règle 3-2-1.
Le principe de cette règle est simple : avoir au minimum 3 copies de ses données, utiliser 2 supports différents et détenir 1 copie en ligne. Cela permet de sécuriser les fichiers sur différents supports qu’ils soient physiques et digitaux afin de réduire la perte de donnée en cas d’incidents.
Pour exemple, si vous stockez tous vos fichiers sur des disques durs ou sur vos ordinateurs, ceux-ci peuvent être endommagés à cause d’un problème matériel ou en cas d’accidents externes. L’inverse est également vrai en cas d’incident sur les serveurs à distance où sont stockés vos fichiers.
Qu’est-ce qu’un cloud ?
Le cloud permet d'externaliser le stockage de ses données, via un prestataire qui est se charge de la maintenance des serveurs de stockage. Les services de cloud sont accessibles via la souscription à un abonnement (mensuel, annuel ou dans certains cas à vie). Ces services n’ont cessé de croître depuis quelques années et plusieurs points peuvent être comparés pour déterminer le meilleur service de stockages en ligne pour son entreprise : l’accessibilité des données à distance, la sécurité et le partage collaboratif.
La sécurisation des fichiers
Une des questions essentielles pour le stockage des données est celle de la sécurité, notamment pour les fichiers les plus sensibles (informations bancaires, dossiers médicaux…).
La plupart des organismes bancaires, médicaux, institutionnels, etc. ont leur propre cloud interne avec une sécurité accrue. Néanmoins, n’importe quelle entreprise peut faire appel à un prestataire externe pour bénéficier d’un service cloud.
Dans la plupart des cas, les critères de sécurité des données sont mis en avant à travers :
- Le chiffrement côté client pour protéger et verrouiller les données.
- La preuve à divulgation nulle de connaissance afin que ni le fournisseur de services, ni toute autorité ou tout service, n'a accès aux fichiers.
- La protection des fichiers en plusieurs couches.
Partage, comptabilité et limitation
À l’ère du télétravail, le partage de documents en ligne est devenu indispensable. C’est pourquoi la plupart des drives en ligne permettent de partager des dossiers et documents avec un système de lien qui peut être complété par un code et une date d’expiration pour davantage de sécurité. Bien que les fichiers puissent être partagés de façon intuitive pour la plupart des clouds, la fonctionnalité de modification d’un fichier en collaboration est parfois plus rare.
Afin que le partage de fichier soit fluide, il faudra s’assurer de la compatibilité du service de stockage en ligne choisi avec les équipements de l’entreprise (type d’appareil, système d’exploitation, etc.) sans quoi l'accès aux fichiers peut se compliquer.
Enfin, il faudra s’assurer que l’offre de service correspond aux besoins de l'entreprise, en ce qui concerne la limite de stockage et le partage des fichiers. Il n'est pas utile de prendre une offre avec un stockage élevé au départ si cela n'est pas essentiel, celle-ci reviendra certainement plus cher et l'augmentation de stockage est possible à tout moment au besoin.
Pour une entreprise qui possède encore des fichiers « physiques », et qui souhaite mettre en place la digitalisation de ses données pour les stocker en ligne, il existe des aides permettant la transition numérique.
